İBYS, İş Sağlığı ve Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi’nin kısaltmasıdır. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı (ÇSGB) İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğü tarafından kurulan bu sistem, işyerlerinde yürütülen iş sağlığı ve güvenliği (İSG) faaliyetlerine ait kayıtların elektronik ortamda Bakanlığa iletilmesini sağlar. Bu rehberde İBYS’nin ne olduğunu, hangi verilerin kimler tarafından gönderildiğini, entegratör firma kavramını, gönderim sürecini ve sahada sık yapılan hataları sade bir dille özetliyoruz.

İBYS nedir, ne işe yarar?

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında işyerlerinde iş güvenliği uzmanları, işyeri hekimleri, diğer sağlık personeli ve Ortak Sağlık ve Güvenlik Birimleri (OSGB) tarafından pek çok çalışma yapılır: eğitimler verilir, işe giriş ve periyodik muayeneler yapılır, riskler değerlendirilir, kurullar toplanır. İBYS, sahada üretilen bu bilgilerin Bakanlık tarafından toplanması, işlenmesi ve istatistiksel olarak anlamlı hâle getirilmesi amacıyla tasarlanmıştır.

Sistemin temel hedefleri şöyle özetlenebilir:

• Sahadaki fiziksel, kimyasal, biyolojik ve ergonomik risk faktörlerini toplayıp yorumlayarak sektörel ve bölgesel risk haritaları oluşturmak,
• Eğitimler, eğitim konuları, İSG kurulları ve görevlendirmeler gibi verilerle İSG işleyişine ait istatistikler üretmek,
• Sağlık gözetimi tarafında anamnez, tetkik, teşhis, tedavi ve sevk bilgileri ile meslek hastalığı teşhis ve bildirimlerini izlenebilir kılmak,
• Elde edilen verileri çalışan sayısı, sektör, tehlike sınıfı ve bölge gibi belirteçlerle değerlendirerek önleyici stratejiler ve uyarı mekanizmaları geliştirmek.

Kısacası İBYS, kâğıt üzerinde kalan İSG çalışmalarının dijital ve ölçülebilir bir kayda dönüşmesini sağlayan ulusal bir veri altyapısıdır.

Bakanlığın veri toplama yetkisi nereden gelir?

ÇSGB bu yetkisini 6331 sayılı Kanun’un 27. maddesinin 3. fıkrasından alır: “Bakanlık, bu Kanuna göre yapılacak iş ve işlemlere ait her türlü belge veya bilgiyi, elektronik ve benzeri ortamlar üzerinden isteyebilir, arşivleyebilir, bu ortamlar üzerinden onay, yetki, bilgi ve belge verebilir.” İBYS, bu hükmün uygulamadaki karşılığıdır.

İBYS’ye kimler veri gönderir?

İBYS’ye veri, İSG hizmetini fiilen yürüten taraflarca gönderilir. Başlıca gruplar şunlardır:

• OSGB’ler: Hizmet verdikleri işyerlerindeki uzman ve hekimlerin kayıtlarını kendi kullandıkları yazılım üzerinden gönderir.
• Bireysel çalışan İSG profesyonelleri: İşyerine doğrudan hizmet veren iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimleri; kendi yazılımlarını ya da işverenin sağladığı yazılımı kullanabilir.
• Kendi İSG birimini kuran işyerleri: Kurum bünyesinde çalışan İSG profesyonellerinin kayıtları kurumun yazılımı üzerinden iletilir.

Genel kural olarak, İSG hizmetini bir OSGB’den alan işverenin İBYS için ayrıca yazılım satın alma yükümlülüğü bulunmaz; kayıtlar OSGB’nin yazılımıyla gönderilir. Hizmeti bireysel profesyonellerden alan işverenlerin ise gönderimin hangi yazılım üzerinden yapılacağını netleştirmesi gerekir. Kendi durumunuz için güncel mevzuatı ve Bakanlık duyurularını takip etmenizi öneririz.

İBYS veri setleri: hangi bilgiler gönderilir?

İBYS tasarlanırken sahadan toplanacak veriler dört ana başlıkta ele alınmıştır:

• İşyeri bilgileri: İşyerinin künyesi, faaliyet alanı (NACE kodu), tehlike sınıfı, çalışan sayısı ve İSG ekibi.
• Risk faktörleri: Çalışanların maruz kaldığı fiziksel, kimyasal, biyolojik ve ergonomik etkenler; çalışma ortamı bilgileri.
• İSG yönetimi: Eğitimler ve eğitim konuları, İSG kurulları, görevlendirmeler.
• Sağlık gözetimi: İşe giriş ve periyodik muayeneler; anamnez, tetkik, teşhis, tedavi, sevk bilgileri ile meslek hastalığı teşhisleri.

Uygulamada İSG profesyonellerinin en sık karşılaştığı bildirimler eğitim kayıtları ve muayene (sağlık gözetimi) kayıtlarıdır. Muayene bildirimlerinin doğru oluşabilmesi için çalışanın maruz kaldığı fiziksel, kimyasal, biyolojik ve gürültü gibi etkenlerin, yani çalışma ortamı bilgilerinin de eksiksiz girilmiş olması gerekir. Sistem, bu bilgileri MERNİS, iş kazası ve meslek hastalığı verileri gibi diğer kamu kaynaklarıyla birlikte değerlendirir.

Entegratör firma nedir?

ÇSGB, İBYS’ye veri gönderimini herkese açık bir form üzerinden değil, Bakanlık tarafından yetkilendirilmiş entegratör firmaların yazılımları üzerinden kabul eder. Entegratör; kendi İSG yazılımında üretilen kayıtları Bakanlığın belirlediği formatta ve güvenlik kurallarına uygun şekilde İBYS servislerine ileten yazılım firmasıdır. Yetkilendirme, ÇSGB İş Sağlığı ve Güvenliği Genel Müdürlüğü’nün 2018/1 Sayılı Dış Genelgesi kapsamında yapılır ve yetkili firmalar Bakanlık tarafından ilan edilir.

Bu nedenle İSG yazılımı seçerken ilk kontrol edilmesi gereken nokta, firmanın Bakanlığın yetkili entegratör listesinde yer alıp almadığıdır. Yetkisiz bir yazılımla tutulan kayıtlar ne kadar düzenli olursa olsun İBYS’ye aktarılamaz.

İBYS’ye veri gönderim süreci adım adım

Kullanılan yazılıma göre ekranlar değişse de süreç genel hatlarıyla şu adımlardan oluşur:

• 1. Yetkili bir İSG yazılımı edinin: Bakanlığın yetkili entegratörlerinden birinin yazılımını kullanın.
• 2. Nitelikli elektronik sertifika (e-imza) temin edin: Bildirimler e-imza ile imzalanarak gönderilir. E-imza, İBYS sürecinin yazılım dışındaki temel maliyet kalemidir; OSGB’ler toplu alımla bu maliyeti azaltabilir.
• 3. İşyeri ve çalışan kayıtlarını tamamlayın: İşyerinin NACE kodu ve tehlike sınıfı, çalışanların kimlik ve görev bilgileri doğru olmalıdır.
• 4. Faaliyeti yazılımda kaydedin: Verdiğiniz eğitimi ya da yaptığınız muayeneyi, çalışma ortamı bilgileriyle birlikte sisteme girin.
• 5. E-imzalı bildirimi gönderin: Kayıt, yazılım üzerinden e-imzayla imzalanıp İBYS servisine iletilir.
• 6. Gönderim durumunu kontrol edin: Bildirimin başarıyla alındığını sorgulayın; hata dönen kayıtları düzeltip yeniden gönderin.

İBYS’de sık yapılan hatalar

Sahadan gelen destek taleplerinde en çok karşılaşılan sorunlar aşağıdaki başlıklarda toplanır:

• Yetkisiz yazılım kullanmak: Kayıtların İBYS’ye aktarılamadığı ancak iş yükü biriktikten sonra fark edilir.
• Süresi dolmuş veya hatalı e-imza: Sertifika süresinin takip edilmemesi gönderimlerin topluca aksamasına yol açar.
• Eksik çalışan veya işyeri bilgisi: Hatalı kimlik bilgisi, eksik NACE kodu ya da yanlış tehlike sınıfı bildirimin reddedilmesine neden olabilir.
• Çalışma ortamı bilgilerini boş bırakmak: Maruziyet bilgileri girilmeden yapılan muayene kayıtları eksik kalır.
• Gönderim sonucunu kontrol etmemek: “Gönderdim” sanılan kayıtların bir kısmı hata ile dönmüş olabilir; durum sorgulaması düzenli yapılmalıdır.
• Kayıtları sonraya bırakmak: Eğitim ve muayeneleri faaliyetle aynı gün sisteme girmek, sonradan toplu veri girişi yapmaktan hem daha hızlı hem daha hatasızdır.

Meditek İBYS ile İBYS bildirimi nasıl yapılır?

Meditek Yazılım, ÇSGB İSGGM 2018/1 Sayılı Dış Genelge kapsamında yetkili İBYS entegratörüdür ve hem web hem masaüstü platformda hizmet verir. Ayrıca İBYS kapsamında T.C. Sağlık Bakanlığı Kayıt Tescil Sistemi’nde tescillidir; böylece işyeri hekimi ve diğer sağlık personelinin ürettiği kayıtlar, her iki bakanlığın da tanıdığı tek bir yazılım üzerinden oluşturulur.

Meditek İBYS’de bildirim süreci günlük iş akışının doğal bir parçasıdır:

• Eğitim ve muayene kayıtları ÇSGB İBYS Gönderimi ekranından e-imzalı olarak bildirilir; gönderim durumu ve sorgulama aynı ekrandan izlenir.
• Çalışanın maruziyet bilgileri Çalışma Ortamı Bilgileri ekranında tutulur ve İBYS bildirimini doğrudan besler.
• Poliklinik muayene ekranında anamnez, fizik muayene, tetkik, tanı, e-reçete, sevk ve işe elverişlilik kararı tek ekranda yer alır.
• İşyeri, personel, eğitim ve muayene dâhil 16 veri türü Excel’den satır bazlı doğrulamayla toplu olarak aktarılabilir.
• Muayenesi Gerekenler listesi, periyodik muayene zamanı gelen veya geçen çalışanları gösterir.

Çok lokasyonlu kurumlar ve OSGB’ler için tarayıcıdan çalışan Meditek İBYS Web, bilgisayara kurulan uygulamayı tercih edenler için Meditek İBYS Masaüstü sunulur. İBYS bildiriminin ötesinde risk değerlendirmesinden KKD takibine uzanan kapsamı incelemek için İSG yazılımı ve İBYS yazılımı sayfalarımıza göz atabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

İBYS açılımı nedir?

İBYS, İş Sağlığı ve Güvenliği Bilgi Yönetim Sistemi’nin kısaltmasıdır. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı tarafından işyerlerindeki İSG faaliyetlerine ait kayıtların elektronik ortamda toplanması için kurulmuştur.

İBYS’ye veri göndermek için hangi yazılımı kullanmalıyım?

Yalnızca ÇSGB tarafından 2018/1 Sayılı Dış Genelge kapsamında yetkilendirilmiş entegratör firmaların yazılımları İBYS’ye veri gönderebilir. Meditek Yazılım bu kapsamda yetkili entegratördür.

İBYS bildirimi için e-imza gerekli mi?

Evet. İBYS bildirimleri nitelikli elektronik sertifika (e-imza) ile imzalanarak gönderilir. Bu nedenle e-imza, İSG yazılımıyla birlikte sürecin temel gereksinimlerinden biridir.

OSGB’den hizmet alan işveren ayrıca İBYS yazılımı almalı mı?

Genel olarak hayır. OSGB’den hizmet alan işverenin kayıtları OSGB’nin kullandığı yetkili yazılım üzerinden gönderilir. Hizmeti bireysel İSG profesyonellerinden alan işverenler ise gönderimin hangi yazılımla yapılacağını netleştirmelidir.

İBYS’ye en sık hangi kayıtlar gönderilir?

Uygulamada en sık gönderilen kayıtlar eğitim kayıtları ile işe giriş ve periyodik muayene gibi sağlık gözetimi kayıtlarıdır. Muayene bildirimleri için çalışanın çalışma ortamı ve maruziyet bilgilerinin de eksiksiz olması gerekir.

İBYS süreçlerinizi yetkili bir entegratörle, tek yazılım üzerinden yönetmek için bizimle iletişime geçin; ekibimiz size uygun platformu birlikte belirlesin.